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【转载】建筑工程资料员手册 第1章 概述

建筑工程资料员手册

第 1 章   概   述

1.1   建设工程技术资料的 意义和内 容

建设工程技术资料是反映建筑工程质量和工作质量状况的重要依据 , 是评定建筑安装
工程等级的重要依据 , 也是单位工程在日 后维修 、 扩建 、 改造 、 更新的重要档案材料 。 建设工
程技术资料的编制分前期的技术资料 、 施工阶段的技术资料 、 工程竣工后提交城建档案管理
部门的归档资料和工程备案资料四个部分 。

( 1 ) 施工前期技术资料
包括施工组织设计的编制 、 施工组织设计的审批及报审 、 开工报告 、 开工报告的审批及
开工通知 。

( 2 ) 施工阶段施工技术资料
是包括开工通知发出 以后的施工过程中所发生的技术数据 、 反映质量情况的文字记录
和质量保证资料 。 在施工阶段的技术资料统称为 工程施工资料 , 它包括 : 施工管理资料 , 施
工技术资料 , 施工物资资料 , 施工测量资料 , 施工记录 , 施工试验记录 , 施工验收资料和质量
评定资料 。

1 ) 施工管理资料 : 包括工程概况表 , 施工进度计划分析 , 项目 大事记 , 施工日 志 , 不合格
项处理记录 , 工程事故报告 , 建设工程质量事故调 ( 勘 ) 查笔录 , 建设工程质量事故报告书及
施工总结 。

2 ) 施工技术资料 : 包括工程技术文件报审表 , 技术管理资料 , 技术交底资料 , 施工组织
设计 , 施工方案 , 设计变更文件 , 图纸审查记录 , 设计交底记录及设计变更 , 洽商记录 。

3 ) 施工物资资料 : 包括工程物资进场报验表 , 产品 质量证明 文件 , 钢筋出 厂合格证 , 预
拌混凝土出 厂合格证 , 预制混凝土构件出 厂合格证 , 钢构件出 厂合格证 , 材料设备进场检验
记录 , 产品复试记录 ( 报告 ), 各种材料试验报告 , 钢材机械性能试验报告及金相试验报告 。

4 ) 施工测量记录 : 包括工程定位测量记录 , 基槽验线记录 , 楼层放线记录及沉降观测记
录 。

5 ) 施工记录 : 包括隐蔽工程验收记录 , 预检工程检查记录表 , 施工通用 记录表 , 中 间 检
查交接记录 , 土建专用施工记录 , 地基处理记录 , 地基钎探记录 , 桩基施工记录 , 混凝土搅拌
测温记录 , 混凝土养护测温记录 , 砂浆配合比申 请单及通知单 , 混凝土配合比申 请单及通知
单 , 混凝土开盘鉴定 , 预应力筋张拉记录 , 电梯专用施工记录等 。

6 ) 施工试验记录 : 包括施工试验记录 ( 通用 ), 设备试运转记录 , 设备单机试运转记录 ,
钢筋连接试验报告 , 回填土密实度试验报告 , 砌筑砂浆抗压强度试验报告 , 混凝土抗压强度
试验报告 , 混凝土抗渗试验报告 , 钢构件射线探伤报告 , 砌体砂浆试块强度统计及评定记录 ,
混凝土试块强度统计及评定记录 , 防水工程试水检查记录 , 电气部分测试记录 ( 接地电阻 、 绝
缘电阻 ), 电气器具通电安全检查记录 , 电气照明 及动力 试运行记录 , 管道试验记录 ( 管道灌
水 、 管道强度严密性 、 管道通水 、 管道吹洗 、 室内排水管道通球等试验记录 ) 以及通风空调 、 电

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梯功能检查等施工试验记录 。

7 ) 施工验收资料 : 包括施工现场质量管理检查记录 , 单位 ( 子单位 ) 工程质量竣工验收
记录 , 单位 ( 子单位 ) 工程质量控制资料核查记录 , 单位 ( 子单位 ) 工程安全和功能检验资料核
查及主要功能抽查记录 , 单位 ( 子单位 ) 工程观感质量检查记录 , 各分部 、 分项质量验收记录 ,
各分项检验批质量验收记录 。

( 3 ) 提交给城建档案管理部门的归档资料
包括施工承包合同 , 建设工程规划许可证及附件 , 建设工程施工许可证 , 工程项目 施工
管理机构及负责人名 单 , 图纸会审记录 , 控制网设置资料 , 工程定位测量资料 , 基槽开挖线测
量记录 , 验槽记录和地基处理记录 , 桩基施工记录 , 试桩记录 , 设计会议会审记录 , 设计变更
记录 , 施工材料 、 预制构件质量证明文件 ( 包括复试试验报告 ), 施工试验记录 ( 包括土壤干密
度及击实试验报告 , 砌筑砂浆抗压强度试验报告 , 混凝土抗压强度试验报告 , 混凝土抗渗试
验报告 , 商品混凝土出 厂合格证及复试报告 , 钢筋接头 ( 焊接 ) 试验报告 ), 隐蔽工程验收记录
( 基础与主体钢筋工程 , 钢结构工程 , 防水工程 , 高程控制检查记录 ), 施工记录 ( 包括工程测
量定位记录 , 现场施工预应力记录 , 工程竣工测量记录 , 新型建筑材料使用记录 , 工程质量事
故处理记录 , 基础及主体工程验收记录 , 幕墙工程验收记录 , 分部 ( 子分部 ) 质量验收记录 ) 及
电气 、 给排水 、 消防 、 采暖 、 通风 、 空调 、 燃气 、 建筑智能化 、 电梯工程提交城建档案管理部门的
归档资料 , 参照 《 建设工程文件归档整理规范 》 GB50328-2001 附录建设工程文件归档范围
和保管期限表 ( 表 418 第 4 章附表 )( 上述归档资料 , 各城市可根据本地情况适当 拓宽和缩
减 )。

( 4 ) 建设工程竣工备案资料
包括建设工程竣验收备案申 请表 , 建设工程竣工验收报告 , 规划部门出 具的认可或准许
使用文件原件 ( 复印件 ), 消防部门出 具的认可或准许使用文件原件 ( 复印件 ), 环保部门出 具
的认可或准许使用文件原件 ( 复印件 ), 城建档案部门出具的认可或准许使用文件原件 ( 复印
件 ), 建设工程质量检测报告情况汇总证明原件 , 建设工程功能试验情况证明书原件 , 建设单
位按合同约定工程款付款证明原件 , 建设项目防雷工程验收意见书原件及有关法律 、 法规 、
规定必须提供的其他文件 。

1.2   做好施工技术资料工作的 实际意义

( 1 ) 保证工程竣工验收的需要
工程项目 进行竣工验收包括两方面的内 容 , 一是指 “ 硬件 ”, 二是指 “ 软件 ”。 “ 硬件 ” 指的
是建筑物本身 ( 包括所安装的各类设备 );“ 软件 ” 指的是反映建筑物自 身 及其形成过程的施
工技术资料 ( 包括竣工图及有关录像资料 )。 因此 , 对工程项目进行竣工验收时 , 必须对其软
件 ——— 施工技术资料同时进行验收 。 1987 年 6 月 上海市政府颁发的 《 上海市城市建设档案
管理暂行办法 》 中第十九条明确规定 :“ 凡竣工图 资料不完整的项目 , 不得进行竣工验收 , 更
不能评为优质工程 。” 1996 年 6 月 颁布的 《 上海市档案条例 》 中 第二十条规定 :“ 未经档案验
收或者档案验收不合格的项目 , 不得进行项目竣工验收 、 鉴定 。”

( 2 ) 维护企业经济效益和社会信誉的需要
施工技术资料反映了 工程项目 的形成过程 , 是现场组织生产活动的真实记录 , 直接或间

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接地记录了 与工程施工效益紧密相关的施工面积 , 使用 材料的品 种 、 数量和质量 , 采用 的技
术方案和技术措施 , 劳动力的安排和使用 , 工作量的更改和变动 , 质量的评定等级等情况 , 它
们是建设方与承包方双方进行合同结算的重要依据 , 也是企业维护自 身 利益的依据 。 同时 ,
施工技术资料作为接受业主和社会有关各方验收的 “ 软件 ”, 其质量就如同建筑物质量一样 ,
反映了 施工队伍的素质和技术水平 。 因此 , 它是企业信誉窗口的一个十分重要的部分 。

( 3 ) 开发利用企业资源的需要
企业档案是企业生产 、 经营 、 科技 、 管理等活动的真实记录 , 也是企业上述各方面知识 、
经验 、 成果的积累和储备 , 因此 , 它是企业的重要资源 。 施工技术资料是企业科技 ( 工程 ) 档
案的来源 , 所以它是形成企业资源的一个组成部分 。 开发利用档案资料的途径主要有两种 :
一种是直接利用档案资料 , 包括借阅 、 摘录 、 复制等 ; 另 一种是对档案资料进行加工利用 , 如
进行汇编 、 索引 、 专题研究等 。

( 4 ) 保证城市规范化建设的需要
建筑物日 常的维修 、 保养 ( 如对其中的水 、 电 、 煤 、 通风线路管道的维修和保养 ) 以及对建
筑物的改建 、 扩建 、 拆建等 , 都离不开一个十分重要的依据 , 即反映建筑物全貌及内 在联系的
真实记录 ——— 竣工图及其他有关的施工技术资料 。 如果少了 这一重要依据 , 就会对我们的
工作带来极大的盲目 性 , 甚至对国家财产和城市建设带来严重后果 。

1.3   施工技术资料的 管 理

施工技术资料与施工进度必须同步 , 但一般的房屋建筑工程 , 由 于工程量不大 , 往往平
时不作施工技术资料 , 而是拖到工程完工需要竣工验收时才开始收集有关建材 、 构件 、 设备
的合格证 、 质保单 , 补给隐蔽工程验收记录 , 编造分项 、 分部工程检查评定记录 , 目 的只是为
了应付质量监督部门在核定工程质量等级时对施工技术资料的规定要求 ; 平时应及时做的 ,
如施工日 记 、 施工安装记录 、 工序检查记录 、 材料测试记录等都不与每道工序的操作进度同
步 , 而是事后随意编造 。

在施工技术资料的管理上 , 项目 经理应经常检查并督促有关岗 位及时按实际情况做好
施工资料的整理收集 , 要充分发挥施工员 、 材料员 、 质检员 各自 的职责 , 准确 、 及时地做好各
种施工记录 , 工序自 检记录 , 隐蔽工程记录及材料 、 设备检查记录等技术资料 , 以协助资料员
做好资料的及时收集与整理 。

( 1 ) 通用职责及内 容
工程各参建单位填写的工程资料应以施工及验收规范 、 工程合同与设计文件 、 工程质量
验收标准等为依据 。

1 ) 工程资料应随工程进度及时收集 、 整理 , 并应按专业归类 , 认真书写 , 字迹清楚 , 项目
齐全 、 准确 、 真实 , 无未了 事项 。 表格应统一采用 本地区建筑行政管理部门 或档案管理部门
的统一格式 。

2 ) 工程资料应采取分级管理的方式 , 各单位技术负责人负责本单位工程资料的全过程
管理工作 , 工程资料的收集 、 整理和审核工作由各单位资料员负责 。

3 ) 对工程资料进行涂改 、 伪造 、 随意抽撤或损毁 、 丢失等的 , 应按有关规定予以处罚 , 情
节严重的 , 应依法追究法律责任 。

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( 2 ) 建设单位的工程资料管理职责内 容
1 ) 应加强对基建文件的管理工作 , 并设专人负责基建文件的收集 、 整理和归档工作 。
2 ) 在与监理单位 、 施工单位签订监理 、 施工合同时 , 应对监理资料 、 施工资料和 工程档
案的编制责任 、 编制套数和移交期限作出明确的规定 。

3 ) 必须向 参与工程建设的勘察设计 、 施工 、 监理等单位提供与建设工程有关的原始资
料 , 原始资料必须真实 、 准确 、 齐全 。 负责工程建设过程中对工程资料进行检查并签署意见 。

4 ) 负责组织工程档案的编制工作 , 可委托总承包单位 、 监理单位组织该项工作 ; 负责组
织竣工图的绘制工作 , 可委托总承包单位 、 监理单位或设计单位完成 。

5 ) 编制的基建文件不得少于两套 。 归入工程档案一套 ; 移交产权单位一套 , 保存期应
与工程合理使用年限相同 。

6 ) 应严格按照国家和当地有关城建档案管理的规定 , 及时收集 、 整理建设项目 各环节
的资料 , 建立 、 健全工程档案 , 并在建设工程竣工验收后 , 按规定及时向 城建档案馆移交工程
档案 。

( 3 ) 监理单位工程资料管理的职责内 容
1 ) 应加强监理的管理工作 , 并设专人负责监理资料的收集 、 整理和归档工作 。
2 ) 监督检查工程资料的真实性 、 完整性和准确性 。 在设计阶段 , 对勘察 、 测 绘 、 设计单
位的工程资料进行监督 、 检查并签署意见 ; 在施工阶段 , 对施工单位的工程资料进行监督 、 检
查并签署意见 。

3 ) 接受建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作 。
4 ) 在工程竣工验收后 3 个月 内 , 由项目总监理工程师组织对监理资料进行整理 、 装订
与归档 。 监理资料在归档前必须由项目总监理工程师审核并签字 。

5 ) 负责编制的监理资料不得少于两套 , 其中 , 移交建设单位一套 ; 自 行保存一套 , 保存
期自 竣工验收之日 起 5 年 。 如建设单位对监理资料的编制套数有特殊要求的 , 可另行规定 。

( 4 ) 施工单位工程资料管理职责的内 容
1 ) 应加强施工资料的管理工作 , 实行技术负责人负责制 , 逐级建立健全施工资料管理
岗 位负责制 , 并配备专职资料员 , 负责施工资料的管理工作 。 工程项目 的施工资料应设专人
负责收集和整理 。

2 ) 总承包单位负责汇总整理各分承包单位编制的全部施工资料 , 分承包单位应各自负
责对分承包范围内 的施工资料进行收集和整理 , 各承包单位应对其施工资料的真实性和完
整性负责 。

3 ) 接受建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作 。
4 ) 应按有关要求在竣工前将施工资料整理汇总 完毕并移交建设单位进行工程竣工验
收 。

5 ) 负责编制的施工资料不得少于三套 , 其中 , 移交建设单位两套 ; 自 行保存一套 , 保存
期自 竣工验收之日 起 5 年 。 如建设单位对施工资料的编制套数有特殊要求的 , 可另行约定 。

( 5 ) 工程资料管理城建档案馆的职责内 容
1 ) 负责接收和保管所管辖地区的应当永久和长期保存的工程档案和有关资料 。
2 ) 负责对城建档案工作的业务指导 , 监督和检查有关城建档案法规的实施 。
3 ) 列入向 城建档案馆档案报送工程档案范围的工程项目 , 其竣工验收应有城建档案馆

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参加并负责对移交的工程档案进行验收 。

1.4   资料员 的 基本要求和工作职责

( 1 ) 资料员 的基本要求
资料员 是施工企业五大员 ( 施工技术员 、 质量员 、 安全员 、 资料员 、 材料员 ) 之一 。 一个建
设工程的质量具体反映在建筑物的实体质量 , 即 所谓硬件 , 另 外是该项工程技术资料质量 ,
即所谓软件 。 这些资料的形成 , 主是靠资料员 的收集 、 整理 、 编制成册 , 因 此 , 资料员 在施工
过程中担负着十分重要的责任 。

要当好资料员 除了 本身 有认真 、 负责的工作态度外 , 还必须了 解建设工程项目 的工程概
况 , 熟悉本工程的施工图 ( 包括建筑 、 结构 、 电气 、 给排水等 ), 施工基础知识 , 施工技术规范 ,
施工质量验收规范 , 建筑材料的技术性能 、 质量要求及使用方法 , 有关政策 、 法规和地方性法
规 、 条文等 。 要了 解掌握施工管理的全过程 , 要了解掌握分部 、 分项的施工过程和验收节点 ,
要了 解掌握每项资料在什么时候产生 。

由于资料工作结交面广泛 , 因此 , 必须处理好各方面的关系 , 才能做好资料工作 。 一般
应处理好的关系有以下几个方面 :

1 ) 与项目 经理的关系 ——— 责任承包关系 ;
2 ) 与技术主管的关系 ——— 业务领导关系 ;
3 ) 与相关部门的关系 ——— 协同保证关系 ;
4 ) 与上级主管部门的关系 ——— 局部与整体关系 ;
5 ) 与监理部门的关系 ——— 监督与管理关系 ;
6 ) 与业主的关系 ——— 合同关系 ;
7 ) 与档案部门的关系 ——— 监督 、 指导关系 。

( 2 ) 资料员 的工作职责
1 ) 熟练掌握档案资料工作的有关业务知识
① 熟悉掌握国家 、 地区 、 上级单位有关档案 、 资料管理的法规 、 条例 、 规定等 ;
② 资料的收集归档 ;
③ 报送建设单位 ( 业主 ) 归档资料 : 参照建设工程文件归档范围和保管期限表 ( 表 417 )
的建设单位部分 ;

④ 施工单位归档资料 : 参照建设工程文件归档范围和保管期限表 ( 表 417 ) 施工单位部
分 ;

⑤ 报送城建档案室归档资料 : 同本章 1.1 第 ( 3 ) 条提交给城建档案管理部门的归档资
料 。

2 ) 资料收集过程中应遵守的三项原则
① 参与的原则 。 资料管理必须纳入项目 管理的程序中 , 资料员 应参加 生产协调 会 、 项
目 管理人员 工作会等 , 及时掌握施工管理信息 , 便于对资料的管理监控 。

② 同步的原则 。 资料的收集必须与实际施工进度同步 。
③ 否定的原则 。 对分包单位必须提供的施工技术资料 , 从项目 经理 、 技术主管到资料
员 应严格把关 , 对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款 ( 包括对供货单位 )。

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3 ) 资料的保管
① 分类整理 。 按归档对象划分 ——— 按资料内 容划分 , 即 按 A , B , C , D ( 质量验收记录 、
工程质量控制资料核查记录 、 施工技术管理资料 、 工程安全功能检验资料核查和主要功能检
查资料 ) 四册要求划分 , 同类资料按产生时间的先后排列 。

② 固定存放 。 根据实际条件 , 配备必要的存放资料的箱柜存放资料 , 并注意做到防火 、
防蛀 、 防霉 。

③ 借阅有手续 。 资料的借阅必须建立一定的借阅制度 , 并按制度办理借阅手续 。
④ 按规定移交 、 归档 。 项目 通过竣工验收后 , 按时移交给公司 、 建设单位和城建档案部
门 。

( 3 ) 资料员 的工作内 容
资料员 的工作内 容按不同阶段划分 , 它分施工前期阶段 、 施工阶段 、 竣工验收阶段 。
1 ) 施工前期阶段
① 熟悉建设项目 的有关资料和施工图 ;
② 协助编制施工技术组织设计 ( 施工技术方案 ) 并填写施工组织设计 ( 方案 ) 报审表给
现场监理项目 机构要求审批 ;

③ 报开工报告 、 填报工程开工报审表 、 填写开工通知单 ;
④ 协助制订各种规章制度 ;
⑤ 协助编制各工种的技术交底材料 。
2 ) 施工阶段
① 及时搜集整理进场的工程材料 、 构配件 、 成品 、 半成品 和设备的质量保证资 料 ( 准用
证 、 交易证 、 生产许可证 、 出 厂质量证明书 ), 填报工程材料 / 构配件 / 设备报审表 , 由监理工程
师审批 ;

② 与施工进度同步 , 做好隐蔽工程验收记录及检验批质量验收记录的报审工作 ;
③ 阶段性的协助整理施工日 记 ;
④ 及时整理施工试验记录和测试记录 。
3 ) 竣工验收阶段
① 工程竣工资料的组卷
A. 第一册 ( A 册 ): 单位 ( 子单位 ) 工程质量验收资 料 ( 包括施工现场质量管理检查记
录 , 单位 ( 子单位 ) 工程质量竣工验收记录 , 各分部 ( 子分部 ) 工程质量验收记录 , 各分项工程
质量验收记录 , 各分项工程检验批质量验收记录 , 单位 ( 子单位 ) 工程观感质量检查记录 )。

B. 第二册 ( B 册 ): 单位 ( 子单位 ) 工程质量控制资料核查记录 ( 包括图 纸会审 , 设计变
更 , 工程洽商记录 , 工程定位放线记录 , 工程材料 , 构配件 , 成品 , 半成品和设备的出 厂质量证
明书及现场抽检测试报告 , 施工试验报告及见证检验报告 , 隐蔽工程验收记录 , 施工记录 )。

C. 第三册 ( C 册 ): 单位 ( 子单位 ) 工程安全与功能检验资料核查及主要功能抽查资料
( 包括屋面淋 ( 防 ) 水试验记录 , 建 ( 构 ) 筑物沉降观测成果 , 厨 、 厕间 蓄水试验记录 ( 通用 ), 建
筑物垂直度 、 标高 、 全高测量记录 , 外窗气密性 、 水密性 、 耐风压检测报告 , 门窗建筑物理性能
检验报告 , 给水 、 排水与采暖 、 给水管道通水试验记录 , 排水干管通球试验记录 , 卫生器具满
水试验记录 , 照明全负荷安全试验运作试验记录 , 线路 、 插座 、 开关接地检验记录 , 避雷接地
电阻测试记录 )。

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D. 第四册 ( D 册 ): 单位 ( 子单位 ) 工程施工技术管理资料 ( 包括工程开工报审表 , 施工组
织设计 , 技术交底记录表 , 施工日 记 , 预检工程 ( 技术复核 ) 记录 , 自 检互检记录 , 工序交底
单 )。

② 归档资料 ( 提交城建档案馆 ( 室 ))
A. 施工技术准备文件 ( 包括图纸会审记录 , 控制网设置资料 , 工程定位测量资料 , 基槽
开挖线测量资料 )。

B. 地基处理记录 ( 包括地基钎探记录和钎探平面布置点 , 验槽记录和地基处理记录 , 桩
基施工记录 , 试桩记录 )。

C. 工程图纸变更记录 ( 包括设计会议会审记录 , 设计变更记录 , 工程洽谈记录 )。
D. 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 。
E. 施工试验记录 ( 包括土壤试验记录 , 砂浆混凝土抗压强度试验报告 , 商品混凝土出 厂
合格证和复试报告 , 钢筋接头焊接报告 )。

F. 隐蔽工程检查记录 ( 包括基础与主体结构钢筋工程 , 钢结构工程 , 防水工程 , 高程测
量记录 )。

G. 施工记录 ( 包括工程定位测量记录 , 沉降观测记录 , 现场施工预应力 记录 , 工程竣工
测量 , 新型建筑材料 , 施工新技术 )。

H. 工程质量事故处理记录 。
I. 工程质量检验记录 ( 包括基础 、 主体验收记录 , 幕墙工程验收记录 , 分部 ( 子分部 ) 工
程质量验收记录 ) 及施工试验记录 ( 包括电气接地电阻测试记录 , 绝缘电阻测试记录 , 楼宇自
控 、 监视 、 安装 、 视听电话等系统调试记录 , 变配电设备安装 、 检查 、 通电 、 满负荷测试记录 、 给
排水 、 消防 、 采暖 、 通风 、 空调燃气等管道强度 、 气密性 、 通水 、 灌水 、 试压 、 通球等试验记录 , 电
梯接地电阻 、 绝缘电阻测试记录及调试记录 )。

1.5   施工技术资料编制 的 质量要求

( 1 ) 施工技术资料必须真实地反映工程竣工后的实际情况 。 具有永久和长期保存价值
的文件材料必须完整 、 准确 、 系统 , 各种程序责任者的签章手续必须齐全 。

( 2 ) 施工技术资料必须使用 原件 。 如有特殊原因 不能使用 原件的 , 应在复印 件或抄件
上加盖公章并注明原件存放处 。

( 3 ) 施工技术资料的签字必须使用档案规定用笔 。 工程资料应采用打印的形式并手工
签字 。

( 4 ) 工程档案的编制和填写必须适应档案缩微管理和计算机输入的要求 。 凡采用 施工
蓝图改绘竣工图的 , 必须使用新蓝图并反差明 显 , 修改后的竣工图 必须图 面整洁 , 文字材料
字迹工整 、 清楚 。

( 5 ) 工程档案的缩微制品 , 必须按国 家缩微标准进行制作 , 主要技术指标 ( 解像力 、 密
度 、 海波残留量等 ) 要符合国家标准 , 保证质量 。

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2017-04-04
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